ИИ-РОП · правовые документы

Политика обработки персональных данных сервиса «ИИ-РОП»

Утверждена ООО «ЭЙЧАРВИЗОР» 1 августа 2026 года. Редакция 1.0, действует с 1 августа 2026 года.

1. Сфера действия и контакты

1.1. Политика описывает обработку персональных данных при работе сервиса «ИИ-РОП», предоставляемого под брендом EXPONERA AI на домене rop-exponera-ai.ru, включая вход, работу пользователей, поддержку и интеграции с системами компании-клиента.

1.2. Поставщик сервиса: Общество с ограниченной ответственностью «ЭЙЧАРВИЗОР», ИНН 9703167384, КПП 770301001, ОГРН 1237700940311. Адрес: 123112, г. Москва, вн. тер. г. муниципальный округ Пресненский, Пресненская наб., д. 8, стр. 1, помещ. 475М/2 (далее — Общество).

1.3. Обращения по персональным данным: support@hrvisor.online. Для письменных обращений используется указанный адрес Общества. Ответственный за организацию обработки назначается Обществом; его контакт для взаимодействия: support@hrvisor.online.

1.4. Политика доступна без авторизации. Ее прочтение или продолжение использования сайта не означает автоматического согласия на любую обработку данных.

2. Распределение ролей

2.1. Общество является самостоятельным оператором для целей, которые оно определяет само: администрирование учетных записей, поддержка пользователей, безопасность и подтверждение правомерности действий в сервисе. Категории и основания такой обработки перечислены в разделе 3.

2.2. При анализе переданных компанией-клиентом звонков, переписки, карточек CRM и показателей работников Общество действует по ее документированному поручению. Компания-клиент определяет цели и состав данных, обеспечивает необходимые правовые основания и исполняет обязанности оператора перед соответствующими субъектами. Общество соблюдает собственные обязанности обработчика и не освобождается от них ссылкой на ответственность клиента.

2.3. Если клиент сам обрабатывает данные по поручению другого лица, включение Общества в эту цепочку допускается после проверки полномочий и необходимых согласований. Доступ к API CRM сам по себе не подтверждает законность передачи содержимого.

2.4. Подготовка приглашения пользователю до его первого входа осуществляется в рамках поручения компании-клиента и подтвержденного ею основания. Согласие при первом входе не распространяется задним числом на ранее выполненные действия.

3. Обработка для собственных целей Общества

3.1. Предоставление и сопровождение персонального доступа

Субъекты: уполномоченные пользователи компаний-клиентов.

Данные: фамилия, имя, отчество при наличии; рабочий адрес электронной почты; компания; должность, если она нужна для роли; идентификатор учетной записи; назначенная роль; статус доступа. Рабочий телефон обрабатывается только при его добровольном предоставлении для согласованного канала поддержки или восстановления доступа.

Цели: создание и сопровождение учетной записи, настройка полномочий, восстановление доступа, обязательные сообщения о работе сервиса. Основание выбранной модели — отдельное согласие пользователя. Это согласие не распространяется на обработку содержимого чужих звонков и CRM.

Срок: до закрытия учетной записи, прекращения необходимости доступа или отзыва согласия — в зависимости от того, какое событие наступит раньше. После прекращения основания данные удаляются не позднее 30 календарных дней, кроме сведений, которые необходимо правомерно сохранить для отдельной цели по пунктам 3.3–3.4.

3.2. Техническая поддержка пользователя

Субъекты: пользователи, обращающиеся в поддержку.

Данные: идентификатор учетной записи, имя, контакт для ответа, текст обращения, технические сведения об ошибке, предоставленные пользователем приложения без избыточных данных третьих лиц.

Цель: рассмотрение обращения и устранение неисправности. Основание — отдельное согласие пользователя на сопровождение доступа. Поддержка не требует передачи полного содержимого CRM, если достаточно идентификатора проблемы или обезличенного примера.

Срок: до разрешения обращения, затем не более 12 месяцев для обработки повторных обращений по тому же вопросу; при более раннем отзыве согласия — с учетом пункта 6.3 и применимых законных оснований. Самостоятельное хранение материалов конкретного спора допускается только в необходимой части по пункту 3.4.

3.3. Безопасность и учет доступа

Субъекты: посетители страницы входа, пользователи, уполномоченные специалисты сопровождения.

Данные: IP-адрес, дата и время события, идентификаторы пользователя и сессии, тип и версия браузера, результат входа, тип выполненного действия, идентификаторы затронутых объектов, изменение роли, экспорт, корректировка оценки и публикация результата в CRM. В журнал не включаются пароли, секретные токены или полное содержимое разговоров.

Цель: предотвращение несанкционированного доступа, разбор инцидентов и подтверждение разрешенных действий. Основание — выполнение применимых обязанностей по защите данных и обеспечение законных интересов Общества и пользователей в безопасной работе при соблюдении прав субъектов. Использование законного интереса обосновывается Обществом; оно не применяется к несвязанной рекламе или скрытому контролю.

Срок: не более 12 месяцев со дня события. Необходимые сведения по выявленному инциденту могут храниться отдельно на документированном основании до завершения его рассмотрения и разрешения связанного спора.

3.4. Подтверждение согласий и разрешение споров

Субъекты: лица, предоставившие согласие или принявшие условия, заявители и участники конкретных споров.

Данные: идентификатор лица, версия и содержание подтвержденного документа, время и способ подтверждения, сведения об отзыве, необходимая переписка и доказательства по спору.

Цели: доказать наличие основания обработки и защищать права в связи с конкретными требованиями. Основания: обязанность подтверждения законности обработки и законный интерес в защите прав, при оценке необходимости и соразмерности хранения.

Предлагаемый предел хранения доказательства согласия — 3 года после его прекращения; необходимость хранения оценивается и прекращается раньше при отсутствии соответствующей цели. Для материалов уже возникшего спора срок определяется его рассмотрением и исполнением принятого решения. Срок не распространяется автоматически на все записи звонков, профиль или всю историю CRM.

4. Данные, обрабатываемые по поручению клиента

4.1. Субъекты: работники и представители компании-клиента, ее клиенты и потенциальные клиенты — физические лица, представители контрагентов и иные участники относящихся к согласованной цели деловых коммуникаций.

4.2. Состав определяется поручением и настройками интеграции: имена и рабочие контакты; должности и ответственные менеджеры; идентификаторы контактов и сделок; этапы, даты, суммы и предмет сделок; содержание относящихся к делу сообщений и комментариев; записи и расшифровки деловых звонков, время, длительность и участники; сформированные оценки, замечания проверяющих и показатели качества работы.

4.3. Цели: анализ согласованных клиентом бизнес-коммуникаций и воронки продаж, контроль качества делового общения, проверка соблюдения рабочих стандартов, формирование отчетов и рекомендаций для проверки человеком. Поручение уточняет цели применительно к деятельности конкретного клиента.

4.4. Основание деятельности Общества — договорное поручение обработки. Клиент отдельно обеспечивает основания обработки данных субъектов, включая согласия на передачу обработчикам, когда они необходимы. Договор между двумя компаниями не объявляется универсальной заменой согласий физических лиц.

4.5. Операции: получение от согласованных источников, запись, систематизация, хранение, уточнение, извлечение, распознавание речи, анализ текста, формирование показателей и отчетов, предоставление уполномоченным лицам клиента, запись согласованных результатов обратно в CRM, блокирование, удаление и уничтожение. Используются автоматизированная обработка и проверка уполномоченными людьми.

4.6. Сроки определяет клиент в поручении, исходя из целей и имеющихся оснований, с применением более коротких обязательных сроков. Предлагаемые пределы стандартной конфигурации: копии аудиозаписей — 90 дней с даты звонка; расшифровки, необходимые данные CRM и индивидуальные отчеты — 12 месяцев с получения или создания. Клиент может установить более короткий срок. После прекращения поручения данные возвращаются или удаляются по разделу 6; хранение в исходной CRM регулируется клиентом отдельно.

4.7. Общество не продает данные, не раскрывает их другим клиентам и не использует содержимое звонков и CRM для обучения общих моделей, рекламы или публичных демонстраций. Настройка оценки для конкретного клиента производится только в пределах согласованного поручения; самостоятельное обучение моделей на его данных не включено в стандартную обработку.

5. Место обработки, получатели и особенности ИИ

5.1. В выбранной конфигурации базы данных, используемые при сборе персональных данных граждан РФ, размещены на территории Российской Федерации: Yandex Cloud (ООО «Яндекс.Облако», Российская Федерация), дата-центры на территории Российской Федерации. Резервные копии и вспомогательные хранилища: тот же контур Yandex Cloud, Российская Федерация; копии базы данных ротируются в срок не более 30 календарных дней.

5.2. Трансграничная передача в рамках выбранной конфигурации не осуществляется. Подключение получателя за рубежом или изменение маршрута данных допускается только после отдельной проверки требований закона, оформления необходимых оснований и уведомлений, согласования с клиентом и предварительного обновления относящихся к этой обработке документов. Это не является заранее данным разрешением на любую будущую передачу.

5.3. Доступ к данным предоставляется уполномоченным работникам Общества, пользователям соответствующей компании-клиента и согласованным обработчикам в необходимом объеме. Государственным органам сведения предоставляются при наличии предусмотренного законом основания.

5.4. Реестр привлеченных обработчиков является приложением к Политике. Для каждого указываются юридическое наименование, адрес, функция, категории передаваемых данных, операции, место обработки, условия и сроки хранения. Формулировка «партнеры и иные третьи лица» без конкретизации не заменяет заполненный реестр. Изменение получателей не расширяет автоматически ранее полученное согласие.

5.5. Аудио анализируется для распознавания содержания речи и оценки деловой коммуникации, а не для установления личности по физиологическим характеристикам голоса. Голосовые отпечатки для идентификации не создаются. При этом запись и расшифровка могут оставаться персональными данными.

5.6. Специальные категории данных и сведения о несовершеннолетних не предназначены для стандартной интеграции. Клиент исключает их из передаваемых материалов. При случайном обнаружении доступ к материалу ограничивается, дальнейший ИИ-анализ останавливается, клиент уведомляется для решения об удалении либо наличии допустимого отдельного основания. Одного запрета в тексте недостаточно: применяется процедура обнаружения и ограничения дальнейшей обработки.

5.7. ИИ не принимает окончательные решения о правах и интересах людей. Значимые выводы проверяет уполномоченный специалист клиента по исходным материалам. Возражение против оценки можно направить через электронную почту support@hrvisor.online с темой «ИИ-РОП: пересмотр оценки»; Общество передает его клиенту для содержательной проверки и обеспечивает необходимые технические действия.

6. Хранение, прекращение и уничтожение

6.1. Данные хранятся не дольше необходимого для конкретной цели. По истечении срока их удаляют из рабочих хранилищ, поисковых индексов, кэшей и связанных отчетов. Порядок распространяется также на согласованных подрядчиков.

6.2. Для резервных копий применяется срок ротации не более 30 календарных дней. При запросе удаления данные блокируются для обычного использования; после восстановления из копии ранее исполненное удаление повторяется. Уничтожение во всех хранилищах должно укладываться в применимый обязательный срок. Наличие резервной копии само по себе не дает права продлить этот срок; при необходимости выполняется адресное удаление или иной законный способ уничтожения.

6.3. При достижении цели или отзыве согласия обработка на соответствующем основании прекращается, а данные уничтожаются не позднее 30 дней при отсутствии иного применимого основания. Более короткие сроки закона имеют приоритет. Общество сообщает субъекту, какие именно данные и на каком самостоятельном основании сохраняются, если хранение продолжается.

6.4. По прекращении договора клиент получает возможность забрать согласованные результаты до закрытия доступа. После прекращения поручения удаление данных производится не позднее 30 календарных дней либо раньше, когда этого требует закон или законное указание клиента. Данные не сохраняются бессрочно «на случай возвращения клиента».

6.5. Уничтожение подтверждается документами и техническими записями в предусмотренном законодательством порядке. Данные, которые необходимо сохранить по закону, изолируются и не используются для первоначальной цели после ее прекращения.

7. Cookies и технические сведения

7.1. В стандартной конфигурации используются только технические cookies и аналогичные механизмы, необходимые для авторизации, защиты сессии и выбранных пользователем настроек. Они не используются для рекламного профилирования.

7.2. Фактический перечень: cookie «airop_session» — идентификатор серверной сессии после входа; назначение — авторизация и защита сессии; срок действия — до 12 часов с момента входа и не более 30 минут без активности; получатель — только сервер сервиса, третьим лицам не передаётся. Иные cookies, локальные хранилища и сторонние скрипты не используются. Данные безопасности до входа обрабатываются на основании пункта 3.3, а не будущего согласия пользователя.

7.3. Сторонняя аналитика, рекламные пиксели, запись экрана и перехват содержимого форм в стандартной конфигурации отключены. При их введении предварительно определяются основания, состав данных, получатели и механизм выбора пользователя; необходимые согласия не объединяются с согласием на рабочий доступ.

8. Права субъектов и обращения

8.1. Субъект вправе получать информацию об обработке, знакомиться со своими данными, требовать исправления, блокирования или уничтожения при наличии законных оснований, отзывать согласие, заявлять возражения против выводов и обжаловать действия в Роскомнадзор или суд.

8.2. Обращение направляется на support@hrvisor.online либо по адресу Общества. Для идентификации укажите имя, контакт для ответа и сведения, позволяющие найти соответствующую учетную запись или коммуникацию. Формальный запрос на доступ оформляется с соблюдением статьи 14 Закона № 152-ФЗ. Общество использует соразмерную проверку личности; копия паспорта не является обязательным приложением к любому обычному обращению.

8.3. Информация по надлежащему запросу предоставляется в течение 10 рабочих дней; продление допускается не более чем на 5 рабочих дней с мотивированным уведомлением. Исправление подтвержденной неточности производится в течение 7 рабочих дней. Требование о прекращении обработки рассматривается с соблюдением специального срока статьи 21 Закона № 152-ФЗ: 10 рабочих дней с возможным мотивированным продлением на 5 рабочих дней, если отсутствует основание продолжить обработку.

8.4. Запрос о данных компании-клиента передается соответствующему оператору без неоправданной задержки, по договорной процедуре — не позднее 1 рабочего дня. Общество содействует проверке и исполнению запроса и самостоятельно отвечает за ту часть обработки, в которой оно является оператором. Ссылкой на клиента нельзя отклонить запрос о собственных операциях Общества.

9. Меры защиты и изменения Политики

9.1. Общество применяет организационные и технические меры с учетом характера данных и угроз: персональные учетные записи, разграничение по клиентам и ролям, ограничение административного доступа, защищенную передачу, журналирование, резервное копирование, управление сроками хранения, проверку уязвимостей и реагирование на инциденты. Подробные секреты защиты не публикуются; меры должны быть фактически внедрены.

9.2. При инциденте Общество принимает меры ограничения последствий и выполняет применимые обязанности по уведомлению. Для клиентских данных оно незамедлительно информирует клиента в порядке поручения, а для собственных данных выполняет обязанности оператора самостоятельно.

9.3. Актуальная редакция публикуется с датой и версией. Изменение Политики само по себе не является новым согласием и не узаконивает ранее выполненную обработку. При изменении цели или состава получателей предварительно оформляются необходимые основания.

Приложение. Реестр обработчиков

Хостинг и база данных: Yandex Cloud (ООО «Яндекс.Облако», Российская Федерация), дата-центры на территории Российской Федерации; данные — учётные записи, материалы CRM и коммуникации компаний-клиентов, расшифровки, оценки, журналы; операции — размещение виртуального сервера и базы данных, хранение и обработка; сроки — по разделам 4 и 6 Политики; основание — договор с поставщиком облачных услуг.

Транскрибация: Yandex SpeechKit (Yandex Cloud, ООО «Яндекс.Облако», Российская Федерация); данные — аудиозаписи деловых звонков и технические метаданные (длительность, время); операции — распознавание речи; место — Российская Федерация; срок — аудиозапись обрабатывается до получения расшифровки, после чего копия удаляется в порядке раздела 6; основание — договор с поставщиком облачных услуг.

ИИ-анализ: языковые модели Yandex Cloud (YandexGPT, ООО «Яндекс.Облако», Российская Федерация); состав запроса — обезличенные расшифровки звонков, выдержки из CRM и переписки без имён, телефонов, адресов электронной почты и иных прямых идентификаторов (заменены условными метками), чек-лист и инструкции оценки; операции — анализ текста и формирование оценки; место — Российская Федерация; срок — данные запросов у поставщика не хранятся; обучение моделей на данных клиентов не производится; основание — договор с поставщиком облачных услуг.

Доставка служебных сообщений: рассылки пользователям по электронной почте и SMS не используются. Технические оповещения администраторам сервиса о сбоях направляются через Telegram (Telegram Messenger Inc.) и не содержат персональных данных пользователей и клиентов.

Поддержка и иные обработчики: не привлекаются.

Обращения по работе сервиса и персональным данным: support@hrvisor.online. Поставщик сервиса — ООО «ЭЙЧАРВИЗОР», бренд EXPONERA AI. К странице входа